Bạn có phải là người đăng ký Microsoft 365 mới không?

Tác giả AI+, T.Sáu 26, 2024, 05:48:23 CHIỀU

« Chủ đề trước - Chủ đề tiếp »

0 Thành viên và 1 Khách đang xem chủ đề.

Hãy thực hiện 6 điều này ngay bây giờ.

Đăng ký Microsoft 365 có thể thay đổi cách bạn làm việc, lưu dữ liệu và cộng tác. Nó có thể tăng năng suất của bạn và cải thiện hiệu quả công việc. Để giúp bạn tận dụng tối đa đăng ký của mình, đây là danh sách các hành động quan trọng bạn nên thực hiện ngay bây giờ nếu bạn mới đăng ký lần đầu tiên.


1. Kích hoạt xác thực hai yếu tố

Vì bạn có thể sẽ bắt đầu sử dụng các sản phẩm Microsoft Office thường xuyên hơn và lưu trữ dữ liệu quan trọng trên OneDrive, bạn nên bật Xác thực hai yếu tố (2FA) và thêm lớp bảo mật bổ sung cho tài khoản Microsoft của mình. Khi 2FA được thiết lập, bạn sẽ không thể đăng nhập chỉ bằng mật khẩu của mình. Bạn cũng sẽ cần xác minh danh tính của mình bằng phương pháp thứ hai.

Đây có thể là mã xác nhận được gửi đến email hoặc số điện thoại của bạn, mã PIN hoặc thông tin đăng nhập Windows Hello hoặc mã từ ứng dụng Microsoft Authenticator. Những biện pháp này khiến tin tặc khó truy cập vào tài khoản của bạn hơn, ngay cả khi mật khẩu của bạn bị xâm phạm. Để thiết lập 2FA, hãy truy cập trang web của Microsoft và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn.

Sau đó, đi tới tab "Bảo mật" và nhấp vào "Xác minh hai bước".


Sau đó, điều hướng đến phần Bảo mật bổ sung và nhấp vào liên kết "Bật" trong Xác minh hai bước.


Sau đó, làm theo hướng dẫn trên màn hình để chọn phương pháp cho bước xác minh thứ hai và hoàn tất quy trình.

2. Cài đặt ứng dụng Office trên điện thoại của bạn

Bằng cách cài đặt các ứng dụng Office trên điện thoại, bạn có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày của mình khi đang di chuyển. Với tính năng đồng bộ hóa tệp trên các thiết bị, bạn có thể tiếp tục công việc của mình từ nơi bạn đã dừng lại trên máy tính xách tay. Nếu thường xuyên cộng tác với đồng nghiệp hoặc bạn cùng lớp, bạn có thể theo dõi các thay đổi trực tiếp từ điện thoại của mình.

Trong những trường hợp không thể sử dụng máy tính xách tay, chẳng hạn như trong cuộc họp hoặc đi làm, bạn vẫn có thể truy cập các tệp của mình. Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra email đến mà không cần phải mở máy tính. Ngoài ra, một số tính năng, chẳng hạn như quét trang, chỉ dành riêng cho ứng dụng điện thoại thông minh Office.

Bạn cũng có thể tận dụng khả năng chuyển giọng nói thành văn bản để đọc chính tả tốt hơn, chú thích tài liệu bằng thao tác chạm và thực hiện các tác vụ như lưu trữ email bằng cử chỉ chạm trong Outlook. Vì tất cả những lý do này, tôi khuyên bạn nên cài đặt các ứng dụng Office trên điện thoại của mình trước khi tiếp tục.

3. Khám phá các đặc quyền bổ sung mà bạn nhận được

Mặc dù bạn có thể đã đăng ký Microsoft 365 chủ yếu cho các ứng dụng Office nhưng một số đặc quyền bổ sung có thể nâng cao trải nghiệm và năng suất của bạn. Bạn nhận được dung lượng lưu trữ tệp trong Personal Vault dành cho các tệp bí mật, 60 phút gọi Skype miễn phí mỗi tháng để gọi đến số điện thoại cố định hoặc di động và thêm dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive để sao lưu dữ liệu của bạn.

Ngoài ra, bạn còn có quyền truy cập vào các mẫu cao cấp giúp hợp lý hóa việc tạo tài liệu trong các ứng dụng Office và ứng dụng Microsoft Defender để giám sát và bảo vệ tính bảo mật cho thiết bị của bạn. Bạn cũng được hưởng lợi từ hỗ trợ kỹ thuật gọi lại từ các đại diện giàu kinh nghiệm của Microsoft và các tính năng nâng cao trong Microsoft Editor và Copilot.

Tất cả các tính năng bổ sung này có thể tăng đáng kể hiệu quả công việc của bạn, vì vậy, bạn nên khám phá chúng để tận dụng tối đa đăng ký của mình.

4. Sao lưu dữ liệu của bạn với OneDrive

Với đăng ký Microsoft 365, bạn sẽ có được nhiều dung lượng lưu trữ hơn giới hạn 5 GB của gói miễn phí, lý tưởng cho việc sao lưu dữ liệu thiết bị của bạn vào OneDrive. Giải pháp lưu trữ đám mây này giúp dữ liệu của bạn an toàn và có thể truy cập được từ mọi nơi. Ngoài ra, đồng bộ hóa thời gian thực đảm bảo tài liệu của bạn luôn cập nhật và có thể truy cập dễ dàng trên các thiết bị khác nhau.

Bạn có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm trên các tài liệu và chia sẻ chúng với các quyền hạn chế. Phiên bản tệp cho phép bạn khôi phục các phiên bản trước của tài liệu. Kho lưu trữ cá nhân của OneDrive cung cấp không gian an toàn cho các tài liệu bí mật. Nếu cần thêm dung lượng lưu trữ, bạn có thể nâng cấp lên gói có dung lượng bổ sung với chi phí hợp lý.

5. Thiết lập ứng dụng Office

Nếu bạn mới sử dụng ứng dụng Office, có một số bước bạn nên thực hiện để đảm bảo trải nghiệm mượt mà hơn. Một bước hữu ích là chọn vị trí lưu mặc định ưa thích cho các tài liệu Office của bạn. Mở bất kỳ ứng dụng Office nào như Word, Excel hoặc PowerPoint. Tìm menu "Tệp" ở góc trên cùng bên trái. Từ đó, nhấp vào "Tùy chọn" ở góc dưới bên trái.

Trong cửa sổ Tùy chọn, điều hướng đến tab "Lưu" trên thanh bên trái. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn có nhãn "Vị trí tệp cục bộ mặc định". Nhấp vào "Duyệt" bên cạnh nó. Chọn vị trí thư mục mới nơi bạn muốn lưu các tệp Office của mình. Khi bạn đã chọn thư mục, hãy nhấp vào "OK" để lưu các thay đổi của bạn.


Sau đó, điều chỉnh chủ đề và nền mặc định trong ứng dụng Office. Chuyển đến menu "Tệp" và chọn "Tài khoản". Từ đó, bạn có thể cá nhân hóa chủ đề và hình nền từ menu thả xuống theo ý thích của mình. Tiếp theo, thiết lập OneDrive bằng cách nhấp vào "Thêm dịch vụ" và làm theo hướng dẫn trên màn hình.


Sau đó, thay đổi ngôn ngữ mặc định sang ngôn ngữ ưa thích của bạn. Điều hướng đến menu "Tệp", sau đó chọn "Tùy chọn". Trong cửa sổ Tùy chọn, chuyển đến tab "Ngôn ngữ". Nhấp vào "Thêm ngôn ngữ" để bao gồm ngôn ngữ ưa thích của bạn. Sau khi thêm, hãy di chuyển nó lên đầu danh sách bằng cách chọn nó và nhấp vào "Di chuyển lên". Xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "OK."


Tương tự, hãy khám phá tab "Phần bổ trợ" trong cửa sổ Tùy chọn và thêm các phần bổ trợ hữu ích để cải thiện trải nghiệm Office của bạn.

Sau đó, thiết lập chữ ký email của bạn trong Outlook. Mở Outlook, điều hướng đến menu "Tệp" và đi tới "Tùy chọn". Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, tìm và chọn tab "Thư" ở phía bên trái. Trong phần Soạn tin nhắn, nhấp vào nút "Chữ ký...". Thao tác này sẽ mở cửa sổ Chữ ký và Văn phòng phẩm nơi bạn có thể tạo chữ ký của mình.


6. Hãy thử tích hợp phi công phụ

Cuối cùng, hãy khám phá sự tích hợp của Copilot, tính năng này có thể nâng cao năng suất và hiệu quả của bạn trên tất cả các ứng dụng Office.

Trong Word, bạn có thể sử dụng Copilot để soạn thảo nội dung, tóm tắt các tài liệu dài và tinh chỉnh bài viết của mình dựa trên các đề xuất của nó. Trong Excel, bạn có thể tận dụng khả năng của nó để phân tích các tập dữ liệu lớn, áp dụng các công thức thích hợp, tạo trực quan hóa như biểu đồ và thậm chí viết mã VBA để tự động hóa các tác vụ.

Trong Outlook, Copilot có thể hỗ trợ soạn thảo phản hồi email, tìm email cụ thể, tóm tắt thư từ gần đây từ các liên hệ, v.v. Làm quen với Copilot sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc sau này.

Đăng ký Office 365 là bước đầu tiên hướng tới việc cải thiện năng suất, khả năng cộng tác và hiệu quả công việc của bạn. Để tận dụng tối đa lợi ích của nó, bạn nên tự làm quen với các tính năng của nó. Thực hiện theo các bước nêu trên là một khởi đầu tích cực. Luôn chủ động và tiếp tục khám phá nhiều cách hơn để tối đa hóa tiềm năng đăng ký của bạn, đặc biệt là khi các tính năng mới được thêm vào.