VietNetwork.Vn

Tìm email trong vài giây!

Tìm kiếm email trong hộp thư đến tràn ngập có thể giống như mò kim đáy bể. Tuy nhiên, sử dụng thông minh các tính năng tìm kiếm của Outlook cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần mà không mất thời gian sàng lọc qua đống lộn xộn. Dưới đây là một số mẹo tìm kiếm giúp bạn tìm thấy bất kỳ email nào trong vài giây.


1. Sử dụng từ khóa hoặc cụm từ mục tiêu

Bạn nên sử dụng các từ khóa và cụm từ mục tiêu để đảm bảo tìm kiếm của bạn mang lại các email có liên quan. Sử dụng các thuật ngữ chung chung như kế hoạch hoặc báo cáo sẽ trả về quá nhiều kết quả, khiến việc sàng lọc tất cả trở nên khó khăn. Tinh chỉnh tìm kiếm của bạn bằng các thuật ngữ cụ thể hơn, như báo cáo doanh số hàng năm hoặc kế hoạch tháng 10, bạn có thể thu hẹp kết quả chỉ còn các email có liên quan nhất.

Tôi cũng khuyên bạn nên đặt các thuật ngữ tìm kiếm của mình trong dấu ngoặc kép, vì điều này giúp Outlook tìm thấy các kết quả khớp chính xác thay vì các lần xuất hiện riêng lẻ của các từ. Ví dụ: tìm kiếm "báo cáo doanh số hàng năm" trong dấu ngoặc kép sẽ trả về các email chứa cụm từ chính xác đó thay vì các trường hợp riêng lẻ của annual, sales và report.


Điều này giúp việc tìm kiếm email có liên quan dễ dàng hơn, nhưng hãy thận trọng - nếu cụm từ không khớp chính xác với nội dung, bạn có thể bỏ lỡ kết quả mình đang tìm kiếm.

2. Đòn bẩy các toán tử Boolean

Giống như Excel, tìm kiếm Microsoft Outlook hỗ trợ một số toán tử Boolean có thể giúp tinh chỉnh kết quả tìm kiếm của bạn. Những toán tử tôi sử dụng thường xuyên nhất là AND, OR và NOT. Với toán tử AND, bạn có thể lọc email chứa cả hai thuật ngữ tìm kiếm; với OR, bạn sẽ nhận được email chứa một trong hai thuật ngữ; và với NOT, bạn có thể loại trừ một thuật ngữ cụ thể.

Nếu bạn muốn tìm email về mức lương của một nhân viên cụ thể, như John, bạn có thể tìm kiếm John VÀ mức lương, và Outlook sẽ chỉ hiển thị các email đề cập đến cả hai. Để tìm email đề cập đến thông báo hoặc thông báo, hãy sử dụng announcement OR notification. Nếu bạn muốn tìm email có báo cáo nhưng không bao gồm các email liên quan đến ngân sách, bạn có thể sử dụng report NOT budget.


3. Lọc theo Người gửi hoặc Người nhận

Bạn có thể lọc email theo người gửi hoặc người nhận nếu bạn nhớ tên hoặc địa chỉ email của họ, đây là cách nhanh nhất để tìm email cụ thể. Để tìm email bạn nhận được từ ai đó, hãy sử dụng from: name hoặc email address. Ví dụ: nếu bạn đang tìm email từ Joe, bạn có thể tìm kiếm from: joe hoặc from: [email protected]. Outlook sau đó sẽ chỉ hiển thị email do Joe gửi.


Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tìm thấy email bạn đã gửi cho ai đó bằng tên hoặc địa chỉ email của họ. Để làm như vậy, hãy sử dụng to: name hoặc email address. Ví dụ, tìm kiếm to: joe hoặc to: [email protected] sẽ hiển thị tất cả email bạn đã gửi cho Joe. Khi bạn có nhiều liên hệ có cùng tên, việc sử dụng địa chỉ email thường đáng tin cậy hơn.

4. Tìm kiếm trong phạm vi ngày

Bạn có thể tìm kiếm email trong một phạm vi ngày cụ thể nếu bạn nhớ khi nào bạn nhận được chúng. Ví dụ, để lọc email nhận được trong nửa đầu tháng 1, bạn có thể nhập received: 01/01..01/15. Bạn cũng có thể sử dụng các biểu thức ngôn ngữ tự nhiên như received: yesterday hoặc received: last month. Để tìm kiếm email đã gửi, chỉ cần thay received bằng sent.


Bạn có thể lọc email từ một ngày cụ thể bằng cách nhập received: 09/10. Để loại trừ email từ một ngày cụ thể, chỉ cần sử dụng dấu - với toán tử sent hoặc received. Để kết hợp các phạm vi ngày với từ khóa, chỉ cần nhập từ khóa trước, theo sau là phạm vi ngày và Outlook sẽ tìm các email nhận được trong các ngày cụ thể có đề cập đến từ khóa đó.

5. Xác định vị trí email có tệp đính kèm

Outlook cho phép bạn lọc email có tệp đính kèm. Nếu email bạn đang tìm kiếm có tệp đính kèm, bạn có thể tìm kiếm theo từ khóa, loại tệp đính kèm, kích thước hoặc thậm chí tên tệp đính kèm. Để tìm tất cả email có tệp đính kèm, chỉ cần nhập hasattachments:yes vào thanh tìm kiếm. Để lọc email có tệp đính kèm từ một liên hệ cụ thể, hãy sử dụng John hasattachments:yes.

Để lọc email có loại tệp đính kèm cụ thể, chẳng hạn như PDF, bạn có thể sử dụng hasattachments:yes attachment:pdf. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo kích thước tệp đính kèm với size:>10MB. Nếu bạn biết tên tệp chính xác, hãy nhập attachment:"file_name.pdf" để tìm email có chứa tệp đính kèm cụ thể đó.

Bạn có biết bạn cũng có thể chuyển tiếp nhiều email dưới dạng tệp đính kèm trong Outlook không? Đây là một tính năng tiện dụng mà không nhiều người dùng tận dụng.

6. Sử dụng Tùy chọn Tìm kiếm Nâng cao

Tìm kiếm nâng cao của Outlook cho phép bạn kết hợp nhiều tham số tìm kiếm khác nhau để có trải nghiệm tìm kiếm tinh tế hơn. Bạn có thể lọc email theo dòng chủ đề, từ khóa, người gửi hoặc người nhận, tệp đính kèm, ngày tháng, v.v. Sử dụng nhiều bộ lọc cùng nhau giúp bạn thu hẹp kết quả và tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm.

Mỗi bộ lọc bổ sung mà bạn áp dụng sẽ giảm số lượng email cần sắp xếp. Để kết hợp nhiều bộ lọc với tính năng này, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm, sau đó nhấp vào ba dấu chấm ngang ở phía bên phải và chọn Công cụ tìm kiếm > Tìm kiếm nâng cao. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể nhập càng nhiều chi tiết càng tốt để thu hẹp kết quả tìm kiếm của mình hơn nữa.


7. Lưu các tìm kiếm thường xuyên của bạn

Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm email bằng cùng một tiêu chí, Custom Search Folders có thể giúp bạn không phải tạo lại mỗi lần. Trước tiên, hãy xác định tiêu chí tìm kiếm của bạn bằng thanh tìm kiếm để đảm bảo bạn nhận được kết quả chính xác. Sau đó, hãy vào Folder > New Search Folder, chọn "Create a Customized Search Folder" và nhấp vào "Choose".


Tiếp theo, đặt tên cho thư mục tìm kiếm của bạn, nhấp vào "Criteria", đặt các điều kiện cụ thể mà bạn đã xác định trước đó và nhấp vào "OK". Thư mục này bây giờ sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái. Để tìm kiếm các email khớp với cùng tiêu chí, hãy nhấp vào Thư mục tìm kiếm và Outlook sẽ lọc các email, ngay cả những email mới bạn nhận được gần đây.


8. Lọc Email Đã Đọc/Chưa Đọc

Một bộ lọc tìm kiếm mà tôi thấy đặc biệt hữu ích là lọc email theo trạng thái đã đọc. Hộp thư đến của tôi có hơn 500 email chưa đọc và tôi hầu như luôn cần tìm kiếm các email quan trọng mà tôi đã đọc ít nhất một lần. Bằng cách sử dụng bộ lọc read:true, Outlook sẽ chỉ hiển thị các email đáp ứng các tiêu chí khác và đã được đọc, loại trừ các email chưa đọc và thu hẹp kết quả.


Tương tự, nếu tôi để lại email để đọc sau và quên mất, tôi sử dụng read:false để lọc email chưa đọc và áp dụng ngày hoặc các bộ lọc khác để tìm tin nhắn cụ thể. Khi sử dụng thông minh, cả hai bộ lọc có thể giảm đáng kể số lượng kết quả tìm kiếm, đặc biệt là khi kết hợp với các tiêu chí tìm kiếm khác.

Việc tìm kiếm email có liên quan trong hộp thư đến đã trở thành bãi rác có thể là một thách thức. Học các mẹo này về cách sử dụng công cụ tìm kiếm của Outlook, giờ đây bạn sẽ thấy việc tìm email mình cần dễ dàng hơn nhiều. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật này, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức trong quá trình này.