6 phương pháp thực hành Microsoft Outlook hàng đầu để đạt hiệu quả cho hộp thư

Tác giả AI+, T.Bảy 01, 2024, 07:27:25 CHIỀU

« Chủ đề trước - Chủ đề tiếp »

0 Thành viên và 1 Khách đang xem chủ đề.

Sắp xếp lại hộp thư của bạn thật ngăn nắp.

  • Tạo hệ thống thư mục có cấu trúc để phân loại email theo loại và sử dụng các quy tắc cũng như bộ lọc để tự động sắp xếp chúng.
  • Kích hoạt Hộp thư đến Ưu tiên để phân biệt các email quan trọng với những email ít quan trọng hơn và tạo các bước nhanh chóng để quản lý email hiệu quả.
  • Sử dụng cờ để đánh dấu các email cần theo dõi và thường xuyên lưu trữ các email cũ hơn để duy trì hộp thư đến gọn gàng và các thư mục có tổ chức.


Mặc dù một số email đến rõ ràng là thư rác, nhưng một số email khác yêu cầu phản hồi khẩn cấp và một số có thể đợi lâu hơn một chút. Để quản lý sự hỗn loạn này, bạn cần làm quen với các công cụ có sẵn trong ứng dụng email của mình. Tôi sử dụng Outlook làm ứng dụng email chính của mình và đây là cách tôi quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả.

1. Tạo cấu trúc thư mục gọn gàng

Tạo cấu trúc thư mục gọn gàng là bước đầu tiên để đạt được hiệu quả hộp thư đến. Bằng cách sắp xếp email của bạn vào các thư mục dựa trên loại và mức độ ưu tiên của chúng, bạn có thể nhanh chóng di chuyển các email đến vào các thư mục tương ứng và đưa các email không khẩn cấp vào danh sách chờ để kiểm tra khi nào bạn có thời gian. Nó cũng giúp bạn dễ dàng tìm thấy các email cũ nếu bạn cần tham khảo chúng.

Để giữ hộp thư đến của bạn sạch sẽ, hãy bắt đầu bằng cách tạo các thư mục cấp cao cho các khu vực khác nhau, chẳng hạn như 'Dự án', 'Khách hàng', 'Cá nhân' hoặc bất kỳ thư mục nào khác phù hợp với bạn. Sau đó, trong mỗi thư mục chính, hãy tạo các thư mục con. Ví dụ: trong thư mục 'Dự án', bạn có thể tạo các thư mục con cho từng dự án bạn đang thực hiện. Tương tự, trong thư mục 'Khách hàng', hãy tạo các thư mục con cho email bạn sẽ nhận được từ mỗi khách hàng.

Hơn nữa, trong các thư mục con đó, bạn có thể tạo các thư mục bổ sung để phân loại các loại email khác nhau, chẳng hạn như 'Tài chính', 'Tuyển dụng' và 'Đăng ký'. Nói một cách ngắn gọn, bạn nên điều chỉnh cấu trúc thư mục để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình và sắp xếp email theo cách phù hợp với bạn.

2. Sử dụng quy tắc và bộ lọc

Với cấu trúc thư mục gọn gàng, bước tiếp theo là thiết lập các quy tắc và bộ lọc để chuyển các email đến đến các thư mục tương ứng. Ví dụ: bạn có thể định tuyến các email liên quan đến các dự án hoặc khách hàng cụ thể đến các thư mục được chỉ định của họ. Điều này giúp tự động hóa việc tổ chức email, giảm bớt công việc thủ công cho bạn.

Nếu bạn cần chuyển tiếp email bạn nhận được từ một liên hệ cụ thể, bạn cũng có thể tạo quy tắc cho việc đó. Đối với những email mà bạn có thể bỏ qua một cách an toàn hoặc những email chứa các từ khóa cụ thể như 'quảng cáo', 'quảng cáo' và các thuật ngữ tương tự, bạn có thể thiết lập quy tắc để chúng tự động bị xóa hoặc chuyển vào thư mục thư rác.

Để tạo bộ lọc, hãy chuyển đến tab "Trang chủ", nhấp vào "Quy tắc" trong nhóm Di chuyển và chọn "Quản lý quy tắc và cảnh báo" từ menu thả xuống.


Sau đó, nhấp vào "Quy tắc mới." Tại đây, bạn có thể chọn từ các mẫu có sẵn hoặc tạo quy tắc từ đầu: chỉ định điều kiện quy tắc và đặt các hành động liên quan.


Nếu bạn không thấy các tùy chọn trên trong Ribbon thì có thể bạn đang ở chế độ Ribbon Đơn giản hóa. Để chuyển về Dải băng cổ điển, nhấp chuột phải vào chính Dải băng và chọn "Sử dụng Dải băng cổ điển" từ menu ngữ cảnh.


3. Tạo các bước nhanh tùy chỉnh

Mặc dù các quy tắc và bộ lọc giúp quản lý email đến nhưng một số chắc chắn sẽ bỏ qua các biện pháp này và truy cập trực tiếp vào hộp thư đến của bạn. Để quản lý những email này một cách nhanh chóng, bạn có thể thiết lập Bước nhanh, đây là các phím tắt cho phép bạn thực hiện nhiều hành động khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ví dụ: bạn có thể tạo Bước nhanh để lưu trữ email hoặc di chuyển chúng đến một thư mục cụ thể.

Chuyển đến tab "Trang chủ" và nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của phần Bước nhanh. Để tạo Bước nhanh mới, hãy nhấp vào "Mới", chọn một hành động từ danh sách thả xuống và định cấu hình cài đặt cho hành động đã chọn của bạn. Sau khi định cấu hình, hãy lưu Bước nhanh bằng cách nhấp vào "Hoàn tất".


Sau khi tạo Bước nhanh, hãy chọn email bạn muốn áp dụng bước đó và chọn Bước nhanh từ tab Trang chủ. Sau đó, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể áp dụng hành động cho nhiều email cùng lúc, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn cũng có thể tạo lối tắt cho các Bước nhanh này nếu muốn tăng năng suất của mình.

4. Sử dụng Hộp thư đến Ưu tiên

Hộp thư đến Ưu tiên là một tính năng tiện dụng giúp sắp xếp email của bạn thành hai tab dựa trên tương tác của bạn: "Tập trung" cho các email quan trọng và "Khác" cho những email ít quan trọng hơn. Bằng cách sử dụng thuật toán học máy, Outlook liên tục học hỏi từ các tương tác của bạn và cải thiện độ chính xác khi sắp xếp theo thời gian.

Nếu Outlook chuyển nhầm một email quan trọng vào tab Khác, bạn có thể di chuyển email đó sang tab Ưu tiên theo cách thủ công. Sau đó, Outlook sẽ ghi nhớ tùy chọn này và chuyển các email tương tự tới tab Ưu tiên trong tương lai. Để bật hoặc tắt tính năng này, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Outlook 365 và nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt).

Tiếp theo, điều hướng đến Thư > Bố cục và chọn "Sắp xếp thư thành trọng tâm và khác". Nhấp vào "OK" để lưu các thay đổi.


5. Thường xuyên lưu trữ email cũ

Ngay cả khi có các bộ lọc hiệu quả, các Bước nhanh hữu ích và Hộp thư đến tập trung, điều quan trọng là duy trì thói quen lưu trữ email khi chúng không còn cần thiết nữa. Việc lưu trữ giúp sắp xếp các thư mục của bạn, giúp bạn dễ dàng tập trung vào các email quan trọng còn sót lại. Vì các email đã lưu trữ không bị xóa nên bạn có thể truy xuất chúng sau nếu cần.

Để lưu trữ email trong Outlook, hãy chọn email bạn muốn lưu trữ, nhấp chuột phải vào chúng và chọn "Lưu trữ" từ các tùy chọn.


Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng vuốt sang trái trên email để lưu trữ hàng loạt email từ ứng dụng điện thoại thông minh Outlook. Cá nhân tôi thấy phương pháp này thuận tiện cho việc lưu trữ email.

6. Sử dụng cờ để ưu tiên

Để đảm bảo tôi không mất dấu các email quan trọng cần theo dõi, tôi gắn cờ cho chúng, làm nổi bật chúng bằng biểu tượng cờ đỏ và thêm chúng vào danh sách nhiệm vụ của tôi. Điều này giúp tôi tránh bỏ qua các email quan trọng sau khi sắp xếp chúng vào các thư mục tương ứng. Để gắn cờ một email, chỉ cần nhấp chuột phải vào email đó và chọn Theo dõi > Gắn cờ tin nhắn từ menu ngữ cảnh.


Sau đó, nhấp chuột phải vào nhiệm vụ được gắn cờ trong danh sách nhiệm vụ và chọn khung thời gian thích hợp cho biết thời điểm email cần chú ý. Ví dụ: các email được gắn cờ cho ngày mai sẽ được tiếp tục vào ngày làm việc tiếp theo.


Thực hiện các mẹo được đề cập ở trên để tăng hiệu quả hộp thư đến của bạn trong Outlook. Ngoài ra, hãy dành các khoảng thời gian cụ thể hàng ngày để quản lý email của bạn và ngăn chúng chồng chất theo thời gian. Hơn nữa, hãy tạo thói quen chặn những liên hệ gửi thư rác và hủy đăng ký nhận các bản tin và email quảng cáo mà bạn không thường xuyên kiểm tra hoặc thấy có liên quan.