VietNetwork.Vn

Mặc dù nhiều người trong chúng ta có thể điều hướng Outlook cổ điển khi nhắm mắt, giao diện hiện đại của Outlook mới có thể khiến việc tìm một số công cụ hữu ích nhất của chương trình trở nên khó khăn. Vì vậy, để giúp bạn, sau đây là một số mẹo và thủ thuật để làm việc với phần email của Outlook mới.


Các mẹo và thủ thuật trong hướng dẫn này áp dụng cho Outlook mới cho Windows, Outlook 2024 và phiên bản Outlook dựa trên web.

1. Sửa lỗi bằng cách Hoàn tác Gửi

Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua điều đó—mặc dù đã đọc lại bản nháp email nhiều lần, nhưng ngay khi bạn nhấp vào "Gửi", bạn nhận ra mình đã mắc lỗi. May mắn thay, Outlook mới cung cấp cho bạn một đường dây cứu sinh, nhưng chỉ khi bạn đã chủ động thay đổi cài đặt trước, vì vậy hãy hành động ngay!

Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng bánh răng "Cài đặt" ở góc trên bên phải của cửa sổ Outlook mới.


Bây giờ, nhấp vào "Email" trong menu bên trái và chọn "Soạn và trả lời" trong menu thứ hai xuất hiện. Sau đó, cuộn đến phần Hoàn tác gửi, nhấp và kéo thanh trượt sang phải (tối đa mười giây) và nhấp vào "Lưu".


Lần tới khi bạn gửi email, một hộp màu xám Hoàn tác sẽ xuất hiện ở cuối ngăn Tin nhắn, giống như trong Gmail. Chỉ cần nhớ rằng bạn chỉ có mười giây để nhấp vào "Hoàn tác" nếu bạn nhận ra mình đã mắc lỗi, vì vậy bạn cần phải hành động nhanh chóng!


Sau khi bạn nhấp vào "Hoàn tác", tin nhắn sẽ mở lại dưới dạng bản nháp trong ngăn Tin nhắn mới để bạn có thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào trước khi gửi lại tin nhắn.

Thu hồi Email trong Outlook mới tại nơi làm việc hoặc trường học:

Nếu cả bạn và người nhận email của bạn đều có tài khoản email được liên kết với cùng một miền công ty hoặc trường học Microsoft 365, bạn có thể thử thu hồi thư ngay cả sau khi thời gian hoàn tác gửi đã trôi qua. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Mục đã gửi" trong ngăn Điều hướng, nhấp đúp vào thư bạn muốn thu hồi, nhấp vào "Thu hồi thư" trong ruy-băng và nhấp vào "OK". Sau đó, bạn sẽ nhận được báo cáo thu hồi trong hộp thư đến của mình cho biết việc thu hồi của bạn có thành công hay không, tùy thuộc vào việc người nhận đã mở thư của bạn hay chưa.

2. Lên kế hoạch trước với lịch trình gửi

Có nhiều lợi ích khi lên lịch gửi email Outlook mới, từ việc có thêm thời gian soạn thảo cho đến tối ưu hóa tốc độ đọc email.

Soạn email của bạn trong New Message Pane như bình thường, bao gồm thêm địa chỉ người nhận, nhập dòng chủ đề và thêm bất kỳ tệp đính kèm nào. Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Send và nhấp vào "Schedule Send".


Sau đó, bạn có thể chọn một trong những thời gian gửi được đề xuất hoặc nhấp vào "Thời gian tùy chỉnh" để chọn thời gian và ngày khác.


Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào "Gửi". Đừng lo lắng: email sẽ chưa được gửi ngay bây giờ—email đã lên lịch sẽ kiên nhẫn chờ trong bản nháp của bạn. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với email đã lên lịch hoặc gửi sớm, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì ở góc trên bên phải của tin nhắn sau khi chọn email trong bản nháp của bạn.


Khi lên lịch gửi email, hãy ghi nhớ những lưu ý sau:

    Kiểm tra ngày và giờ đã lên lịch cẩn thận vì rất dễ nhầm lẫn.
    Hãy nhớ du hành thời gian! Ví dụ, "Ngày mai" có thể có nghĩa khác khi email được gửi đi so với khi bạn soạn thảo email.
    Đừng luôn lên lịch gửi email vào cùng một thời điểm trong ngày. Nếu bạn trở nên quá dễ đoán, email của bạn có thể mất đi tác động.

3. Thêm tính chuyên nghiệp với chữ ký email

Chữ ký email tăng thêm tính chuyên nghiệp cho tin nhắn của bạn bằng cách cho phép bạn thể hiện thông tin xác thực, chia sẻ thông tin liên lạc, quảng cáo thương hiệu và hiển thị bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn gắn thẻ vào cuối mỗi email bạn gửi. Trên hết, ngay cả khi bạn tạo chữ ký email tối giản chỉ với tên và số điện thoại của mình, nó sẽ giúp bạn không phải nhập thủ công các thông tin đó mỗi lần.

Bắt đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng "Cài đặt" ở góc trên bên phải của cửa sổ Outlook mới.


Sau đó, nhấp vào "Tài khoản" trong menu đầu tiên bên trái và "Chữ ký" trong menu thứ hai.


Nếu bạn quản lý nhiều hơn một tài khoản trong Outlook mới, hãy chọn tài khoản mà bạn muốn tạo chữ ký. Nếu bạn chưa tạo bất kỳ chữ ký email nào, hãy bắt đầu bằng cách đặt tên cho chữ ký mới mà bạn sắp thêm. Sau đó, sử dụng trường văn bản lớn, trống để thiết kế chữ ký, sử dụng các công cụ định dạng bên dưới trường.


Khi bạn hoàn tất, hãy chọn xem bạn muốn chữ ký chỉ được bao gồm trong tất cả các tin nhắn mới hay cả email được chuyển tiếp và trả lời. Sau khi bạn đã thực hiện lựa chọn đó, hãy nhấp vào "Lưu" và đóng cửa sổ hoặc bắt đầu lại quy trình để tạo thêm chữ ký email.


Để thêm chữ ký trước theo cách thủ công khi soạn email, hãy mở tab "Tin nhắn" trên ruy-băng, nhấp vào "Chữ ký" và chọn chữ ký có liên quan.

4. Giữ hộp thư đến của bạn sạch sẽ với các quy tắc

Nếu bạn là người không có hộp thư đến, bạn chắc chắn nên sử dụng công cụ quy tắc mới của Outlook để tự động lưu trữ email của mình. Có hai cách để thực hiện việc này.

Mặc dù bạn có thể thêm tài khoản email từ các nhà cung cấp khác ngoài Microsoft trong Outlook mới, nhưng bạn chỉ có thể tạo quy tắc cho các email được gửi đến tài khoản Microsoft của mình.

4.1. Tạo Quy tắc Người gửi qua Tin nhắn Đã nhận

Cách đầu tiên để tạo quy tắc là tập trung vào một người gửi cụ thể. Nhấp chuột phải vào email bạn đã nhận được và nhấp vào Quy tắc > Tạo quy tắc.


Để tạo một quy tắc nhanh xác định nơi các email trong tương lai từ người gửi đó sẽ được chuyển đến, chỉ cần chọn một vị trí thư mục và nhấp vào "OK".


Ngoài ra, để kích hoạt các hành động khác cho người gửi này—như ghim email của họ lên đầu hộp thư đến hoặc tự động đánh dấu email của họ là thư rác—hãy nhấp vào "Thêm tùy chọn" và điều chỉnh cài đặt trong hộp thoại xuất hiện.

4.2. Tạo các loại quy tắc khác nhau trong hộp thoại

Một cách khác để tạo quy tắc là thông qua hộp thoại Quy tắc, một phương pháp cung cấp cho bạn nhiều sự linh hoạt và tùy chọn hơn. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh các quy tắc bạn đã tạo.

Đầu tiên, hãy chọn tài khoản Microsoft mà bạn muốn tạo quy tắc email trong ngăn Điều hướng. Sau đó, trong tab Trang chủ trên ruy-băng, hãy nhấp vào Quy tắc > Quản lý Quy tắc.


Tiếp theo, hãy xác nhận địa chỉ email Microsoft trong menu thả xuống Your Rules For và nhấp vào "Add New Rule".


Bây giờ, hãy đặt tên cho quy tắc mới và nhấp vào hai mũi tên thả xuống để xem các điều kiện và hành động khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tạo quy tắc.


Sau khi hoàn tất việc tạo quy tắc, hãy nhấp vào "Lưu".

Sau đây là một số mẹo khác bạn có thể sử dụng khi tạo quy tắc:

    Bạn không bị giới hạn chỉ thêm một điều kiện và hành động—bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích! Tuy nhiên, thêm quá nhiều có thể dẫn đến các vấn đề về hiệu suất hoặc phức tạp với các thiết lập xung đột, vì vậy hãy chọn lọc.
    Nếu bạn có nhiều quy tắc có thể áp dụng cho một tin nhắn, hãy chọn "Dừng xử lý thêm quy tắc" bên dưới quy tắc đầu tiên để buộc Outlook mới chỉ áp dụng quy tắc đó và bỏ qua các quy tắc khác.
    Đánh dấu "Chạy quy tắc ngay" để áp dụng quy tắc cho tất cả các email đã có trong hộp thư đến của bạn. Bỏ chọn mục này sẽ chỉ áp dụng quy tắc cho các email trong tương lai nằm trong hộp thư đến của bạn.

5. Sử dụng Thanh tìm kiếm để tiết kiệm thời gian

Thông thường, tôi khuyên bạn nên sử dụng thanh tìm kiếm trong các ứng dụng máy tính để bàn của Microsoft một cách thận trọng, vì đôi khi chúng có thể gây ra nhiều nhầm lẫn hơn là giải quyết được vấn đề. Tuy nhiên, thanh tìm kiếm Outlook mới trực quan đến kinh ngạc và có thể giúp bạn tiết kiệm công sức phải lội qua nhiều thư mục để tìm email khó tìm đó.

Bắt đầu bằng cách nhấp vào thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Outlook mới để kích hoạt tùy chọn tìm kiếm nâng cao.


Nếu muốn, bạn có thể nhập ngay từ khóa rồi nhấn Enter để bắt đầu tìm kiếm.

Tuy nhiên, để tăng cơ hội tìm thấy email bạn đang tìm kiếm, hãy thực hiện một số thay đổi đối với các tham số tìm kiếm. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở phía bên phải của thanh tìm kiếm và thực hiện theo các tùy chọn.

Ví dụ, bạn có thể nhấp vào "Hộp thư hiện tại" để chọn thư mục mà bạn nghĩ mục đó nằm. Nếu bạn không chắc chắn, hãy để "Hộp thư hiện tại" được chọn và Outlook mới sẽ tìm kiếm tất cả các thư mục theo địa chỉ email đang hoạt động khi bạn nhập bạn bắt đầu tìm kiếm. Có thể bạn biết tên hoặc địa chỉ email của người đã gửi email mà bạn đang tìm kiếm, vì vậy bạn có thể nhập thông tin đó vào trường Từ. Mặt khác, bạn có thể nhớ sơ bộ thời điểm bạn nhận được email, vì vậy bạn có thể thay đổi các trường Ngày từ và Ngày đến. Sau khi tinh chỉnh các tham số tìm kiếm, hãy nhấp vào "Tìm kiếm".


Kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện trong ngăn Tin nhắn, trong đó những kết quả mà Outlook cho là phù hợp nhất sẽ được đặt ở trên cùng.

6. Chuyển sang chế độ tối

Nếu bạn dành nhiều giờ mỗi ngày để xem email trong Outlook mới, bạn nên cân nhắc chuyển sang chế độ tối. Sử dụng chế độ tối có nhiều lợi ích, bao gồm giảm mỏi mắt, có thể kéo dài thời lượng pin nếu bạn sử dụng máy tính xách tay và cải thiện tính thẩm mỹ của màn hình.

Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng bánh răng "Cài đặt" ở góc trên bên phải của cửa sổ Outlook mới.


Trong menu bên trái của hộp thoại Cài đặt xuất hiện, hãy nhấp vào "Chung", sau đó nhấp vào "Giao diện".


Bây giờ, hãy nhấp vào "Tối" và cửa sổ Outlook mới của bạn sẽ ngay lập tức hiển thị cho bạn chế độ tối trông như thế nào. Nếu bạn thích những gì bạn thấy, hãy nhấp vào "Lưu".


Ngoài ra, nếu bạn đã kích hoạt chế độ tối trong cài đặt hệ thống Windows 11 và muốn Outlook mới áp dụng chế độ hiển thị này, hãy nhấp vào "Sử dụng Cài đặt hệ thống". Sau đó, nếu bạn quyết định chuyển hệ thống về chế độ sáng, Outlook mới sẽ thay đổi tương ứng.

Nếu bạn thường xuyên gửi email có nội dung và cấu trúc lặp lại, chẳng hạn như lịch trình hàng tuần hoặc cập nhật công việc, hãy tạo và lưu mẫu email trong Outlook mới để hỗ trợ tính nhất quán, tiết kiệm thời gian và giảm khả năng mắc lỗi đánh máy và các lỗi khác.