VietNetwork.Vn

Tôi rất hài lòng khi sử dụng "Outlook mới cho Windows" kể từ khi nó ra mắt và sử dụng các tính năng hợp lý của nó để quản lý email, lịch và liên hệ. Đây là những đề xuất hàng đầu của tôi để sử dụng Outlook một cách tốt nhất, giúp tôi làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.


1. Tạo từ mọi nơi với Menu hành động nhanh

Cùng với việc sử dụng các Bước Nhanh trong Outlook, menu tác vụ nhanh cũng giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian; điều đó có nghĩa là tôi không cần phải chuyển đổi giữa tất cả các phần khác nhau của Outlook để tạo nội dung nào đó.

Tôi có thể tạo email mới trong phần lịch, sự kiện mới từ phần thư và thậm chí tạo tệp mới trong Word, Excel hoặc PowerPoint.

Để xem các tùy chọn có sẵn, hãy tìm nút dài màu xanh lam ở phía trên bên trái (ví dụ: nút này có nội dung "Thư mới" nếu bạn đang ở trong phần email của Outlook) và nhấp vào mũi tên thả xuống.


2. Truy cập mọi tài khoản email trong một ứng dụng

Outlook cho phép bạn quản lý tất cả các nhà cung cấp email khác nhau ở cùng một nơi. Điều đó có nghĩa là tôi có thể sử dụng Outlook để soạn email từ Gmail, Microsoft hoặc bất kỳ tài khoản email nào khác—điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian vì tôi không phải đăng nhập vào các tài khoản khác nhau trên trình duyệt.

Để thêm tài khoản trong Outlook, hãy nhấp vào liên kết "Thêm tài khoản" ở menu bên trái (ở cuối phần Mục ưa thích) và làm theo lời nhắc.


3. Giữ hộp thư đến không lộn xộn bằng cách tạm ẩn email

Một tính năng khác mà tôi sử dụng gần như hàng ngày là tùy chọn tạm ẩn email của tôi đến một ngày sau đó. Tùy chọn tạm ẩn sẽ đặt một chuỗi email vào một thư mục riêng có tên là "Tạm hoãn" cho đến ngày và giờ bạn chọn. Khi ngày và giờ đó trôi qua, Outlook sẽ đặt chuỗi email đó vào Hộp thư đến của bạn. Tính năng này đã giúp Hộp thư đến của tôi không bị lộn xộn hơn bất kỳ tính năng nào khác.

Để tạm ẩn một email, hãy nhấp chuột phải vào chuỗi bạn chọn, nhấp vào "Báo lại", sau đó chọn khoảng thời gian.


Nếu bạn chọn "Chọn ngày", hãy chọn thời điểm bạn muốn tạm ẩn chuỗi email đó trong cửa sổ "Chọn ngày và giờ tùy chỉnh".


4. Sử dụng nhiều lịch từ các tài khoản khác nhau

Tôi không chỉ sử dụng các tài khoản khác nhau để gửi email từ Outlook mà còn tích hợp lịch từ các tài khoản khác vào Outlook. Thực tế là tôi có thể tương tác với các sự kiện được tạo trong cả lịch Microsoft và Google của mình trong Outlook giúp hợp lý hóa đáng kể việc lập kế hoạch sự kiện của tôi.

Để thêm lịch vào Outlook, hãy nhấp vào liên kết "Thêm Lịch" trên menu bên trái và làm theo lời nhắc để thêm lịch tương ứng.


Trong ví dụ bên dưới, tôi đã chọn tùy chọn "Tạo lịch trống". Ngoài ra còn có các tùy chọn thêm lịch từ thư mục hoặc web.


5. Cộng tác dễ dàng với tính năng chia sẻ lịch

Chia sẻ lịch với ai đó là một cách tuyệt vời để cộng tác. Bất cứ khi nào tôi đang thực hiện một dự án với ai đó, việc chia sẻ lịch của tôi với họ—và ngược lại—là một cách tuyệt vời để đồng bộ hóa các cuộc hẹn và theo dõi sự kiện.

Để chia sẻ lịch của bạn, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" trong menu ruy-băng ở trên cùng, sau đó chọn lịch thích hợp từ trình đơn thả xuống.


Sau đó, chỉ cần làm theo lời nhắc để chia sẻ lịch của bạn.


6. Gọi điện thoại bằng liên kết điện thoại

Ứng dụng Phone Link không chỉ được tích hợp vào Windows mà còn cả Outlook. Một trong những tính năng thực sự thú vị mà tôi sử dụng thường xuyên là khả năng thực hiện cuộc gọi qua ứng dụng Phone Link từ một liên hệ mà tôi có trong Outlook.

Thực tế là tôi có thể thực hiện cuộc gọi mà không cần phải loay hoay với điện thoại khi đang sử dụng PC, cực kỳ hữu ích và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Để thực hiện cuộc gọi, chỉ cần nhấp vào nút "Gọi" nằm dưới tên của số liên lạc.


Chọn "Mở" từ lời nhắc đầu tiên, sau đó chọn ứng dụng Liên kết điện thoại từ danh sách tùy chọn, theo sau là "Luôn luôn" hoặc "Chỉ một lần".


Trong hơn hai thập kỷ, tôi đã sử dụng Outlook một cách cá nhân và chuyên nghiệp. Chứng kiến nó phát triển thành công cụ như ngày nay thực sự là điều tuyệt vời. Nếu gần đây bạn chưa có cơ hội sử dụng Outlook, tôi mời bạn làm như vậy. Tôi nghĩ bạn có thể ngạc nhiên bởi những gì bạn sẽ thấy hữu ích.