VietNetwork.Vn

Các bước nhanh, phím tắt, thư mục tìm kiếm và mẫu có thể giúp bạn giảm một nửa thời gian thao tác trong hộp thư đến. Dưới đây là các tính năng của Outlook mà tôi sử dụng hàng ngày.


Quản lý email trong Outlook đôi khi có vẻ như là một công việc nhàm chán không hồi kết—hộp thư đến của bạn đầy nhanh hơn bạn tưởng. Nhưng điều mà nhiều người không nhận ra là đằng sau giao diện quen thuộc của Outlook ẩn chứa một số tính năng hữu ích. Khi bạn bắt đầu sử dụng chúng, việc sắp xếp, trả lời và tổ chức email sẽ trở nên dễ dàng hơn.

1. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với Quick Steps

Rất nhiều thời gian trong Outlook bị lãng phí vào các tác vụ lặp đi lặp lại—như nhấp chuột qua các menu để di chuyển, gắn cờ hoặc phân loại email. Bạn có thể giảm bớt công sức này với tính năng Các bước nhanh của Outlook, cho phép bạn hoàn thành các thao tác thường dùng chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc kết hợp nhiều thao tác thành một lệnh duy nhất. Chỉ cần sử dụng Các bước nhanh thôi cũng có thể giảm đáng kể tình trạng mệt mỏi khi phải xử lý quá nhiều email trong hộp thư đến.

Để thiết lập, hãy vào tab "Trang chủ" và nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở góc dưới bên phải của nhóm Các bước nhanh. Chọn "Mới", chọn các hành động bạn muốn tự động hóa và sử dụng "Tùy chỉnh" nếu bạn muốn tạo quy trình làm việc của riêng mình. Sau khi cấu hình xong, nhấp vào "Hoàn tất" và bắt đầu sử dụng Các bước nhanh để đơn giản hóa các tác vụ email hàng ngày.


2. Truy cập email quan trọng ngay lập tức với chức năng Tìm kiếm thư mục

Có những trường hợp bạn cần tìm hoặc xem email đáp ứng một tiêu chí cụ thể mà không cần thay đổi cấu trúc thư mục. Ví dụ, nếu email chưa đọc nằm rải rác trong nhiều thư mục và bạn muốn xem tất cả cùng một lúc, việc tìm kiếm thủ công có thể rất mệt mỏi. Đó là lúc chức năng Tìm kiếm Thư mục phát huy tác dụng – nó cho phép bạn tự động hóa quy trình này.

Bạn có thể tạo Thư mục Tìm kiếm hiển thị tất cả email chưa đọc trong khi vẫn giữ chúng ở thư mục gốc. Vì Thư mục Tìm kiếm cập nhật theo thời gian thực, ngay khi bạn mở một email, nó sẽ biến mất khỏi Thư mục Tìm kiếm và được đánh dấu là đã đọc ở vị trí ban đầu. Để sử dụng tính năng này, trước tiên hãy sử dụng thanh tìm kiếm để xác định và kiểm tra các tiêu chí bạn muốn.


Tiếp theo, vào Thư mục > Thư mục Tìm kiếm Mới, chọn "Tạo Thư mục Tìm kiếm Tùy chỉnh" và nhấp vào "Chọn". Đặt tên cho thư mục, nhấp vào "Tiêu chí", thiết lập các điều kiện và sau đó nhấp vào "OK".


3. Theo dõi email hiệu quả bằng cách mã hóa màu sắc

Không phải tất cả email trong hộp thư đến của bạn đều có tầm quan trọng như nhau. Một số email có mức độ ưu tiên cao, chẳng hạn như tin nhắn từ người quản lý cần được xử lý ngay lập tức, trong khi những email khác có mức độ ưu tiên thấp hơn, chẳng hạn như bản tin. Khi tất cả các email này lẫn lộn với nhau, việc tự mình tìm ra những email khẩn cấp có thể tốn nhiều thời gian. Mã màu giúp bạn sắp xếp email một cách trực quan và dễ dàng.

Bằng cách đánh dấu email khẩn cấp bằng màu đỏ, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy chúng. Sau khi thiết lập các điều kiện, tất cả email đến sẽ tự động được mã hóa màu dựa trên các quy tắc bạn đã định nghĩa. Ví dụ, để mã hóa màu email từ một người gửi cụ thể, hãy vào tab "Xem", nhấp vào biểu tượng bánh răng "Cài đặt xem" và chọn "Định dạng có điều kiện" trong cửa sổ mới.


Tiếp theo, nhấp vào "Thêm" trong hộp thoại, nhập tên cho quy tắc và chọn "Điều kiện". Thiết lập tiêu chí của quy tắc và nhấp vào "OK". Sau đó, nhấp vào "Phông chữ" để chọn cách hiển thị các email phù hợp với quy tắc.


4. Sử dụng mẫu và lên lịch gửi email để đảm bảo thời gian chính xác

Việc trả lời đi trả lời lại những email tương tự với cùng một nội dung hoặc định dạng có thể rất tốn thời gian. Tôi khuyên bạn nên tạo sẵn các mẫu email soạn thảo cho những tình huống phổ biến—như xác nhận cuộc họp, cập nhật dự án và theo dõi—để bạn có thể chèn chúng vào khi trả lời.

Để làm điều này, hãy soạn một email mới, vào File > Save As, mở menu "Save as Type" và chọn "Outlook Template", đặt tên cho mẫu và nhấn "Save".


Tương tự, nếu bạn trì hoãn việc trả lời email và sau đó quên mất, bạn có thể sử dụng tính năng Gửi sau để lên lịch gửi. Soạn tin nhắn của bạn, nhấp vào mũi tên Tùy chọn khác trong nhóm Thẻ, chọn "Không gửi trước", chọn ngày và giờ tùy chỉnh, rồi nhấp vào "Gửi".


Email này sẽ nằm trong thư mục Thư nháp của bạn cho đến thời gian đã lên lịch, sau đó sẽ được gửi tự động.

5. Tận dụng tối đa các phím tắt

Nếu bạn dành phần lớn thời gian để điều hướng hộp thư đến và liên tục với tay lấy chuột—ngay cả để nhảy đến thanh tìm kiếm—thì bạn đang bỏ lỡ rất nhiều điều. Outlook hỗ trợ một loạt các phím tắt có thể tiết kiệm đáng kể thời gian. Từ việc trả lời tin nhắn đến sắp xếp email, một vài thao tác gõ phím có thể thay thế nhiều lần nhấp chuột và điều hướng menu.

Ví dụ, nhấn Ctrl+R để trả lời email, Ctrl+Shift+M để soạn tin nhắn mới, Ctrl+Shift+K để đánh dấu email cần theo dõi và Ctrl+E để truy cập trực tiếp vào thanh tìm kiếm. Học thuộc những phím tắt này và nhiều phím tắt khác sẽ giúp bạn xử lý hộp thư đến nhanh như chớp. Hãy thử chúng, và bạn sẽ nhận thấy ít bị gián đoạn hơn và quy trình làm việc nhanh hơn nhiều.

6. Sử dụng các truy vấn tìm kiếm cụ thể

Ngay cả khi đã sắp xếp thư mục hợp lý và thiết lập các quy tắc, việc tìm kiếm một email cụ thể vẫn có thể mất quá nhiều thời gian nếu bạn phải cuộn chuột liên tục. Đó là lúc chức năng tìm kiếm của Outlook phát huy tác dụng—nhưng các từ khóa chung chung thường trả về quá nhiều kết quả khiến chúng không hữu ích. Để tìm email nhanh hơn và chính xác hơn, hãy sử dụng các truy vấn tìm kiếm có mục tiêu.

Ví dụ, sử dụng from:[email protected] hoặc to:[email protected] sẽ lọc các tin nhắn được gửi bởi hoặc đến một người cụ thể. Tương tự, hasattachments: chỉ hiển thị các email có tệp đính kèm, received:this month thu hẹp kết quả xuống các email được nhận trong tháng hiện tại và subject:meeting giúp bạn tìm các tin nhắn liên quan đến cuộc họp.


Bạn cũng có thể kết hợp nhiều truy vấn bằng cách sử dụng các toán tử logic như "AND". Vì vậy, hãy thử nghiệm với các toán tử tìm kiếm khác nhau và lưu lại những truy vấn bạn thường xuyên sử dụng để tiết kiệm thời gian.


Quản lý email chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng việc bỏ qua các công cụ được tích hợp sẵn trong các ứng dụng như Outlook chỉ khiến công việc thêm mệt mỏi. Nếu việc xử lý hộp thư đến khiến bạn cảm thấy kiệt sức, việc tận dụng các tính năng trên có thể giúp bạn sắp xếp quy trình làm việc và quản lý email hiệu quả hơn. Hãy thử chúng và xem chúng giúp việc quản lý hộp thư đến của bạn dễ dàng hơn như thế nào.