VietNetwork.Vn

Đã qua rồi cái thời phải vội vàng nhấn nút Gửi.

Ngày nay, tôi hiếm khi nhấp vào Gửi sau khi soạn email trong Outlook. Tôi nhận ra rằng việc trì hoãn—hoặc lên lịch—email giúp tôi tránh được những cạm bẫy tiềm ẩn khi gửi chúng ngay sau khi tôi nhập xong, và Outlook mới cho Windows đã giúp quá trình này trở nên đơn giản.


Nếu tôi muốn lên lịch gửi email trong Outlook cổ điển, tôi phải mở thêm một cửa sổ và làm theo một quy trình dài. Tuy nhiên, Outlook mới đã áp dụng cách tiếp cận của Gmail là thêm một menu thả xuống hợp lý vào nút Gửi. Từ thời điểm này, tôi có thể chọn ngày và giờ cụ thể để gửi email của mình.


Đây là bản nâng cấp thiết yếu trong Outlook, mang lại nhiều lợi ích khi trì hoãn việc gửi email đến hộp thư đến của người nhận.

1. Email theo lịch trình có nghĩa là trả lời theo lịch trình

Tôi thấy rằng việc lên lịch gửi email vào một thời điểm nhất định mỗi ngày giúp tôi quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn.

Hãy cân nhắc phương án thay thế là gửi email một cách rời rạc. Trong trường hợp này, tôi biết mình có thể sẽ nhận được phản hồi trong suốt ngày làm việc. Điều này có nghĩa là tôi liên tục bị phân tâm bởi các thông báo và không thể tập hợp được bất kỳ động lực hiệu quả nào.

Mặt khác, nếu tôi lên lịch trả lời tất cả email của mình vào lúc 2 giờ chiều chẳng hạn, tôi có thể đánh dấu khoảng thời gian từ 3 giờ chiều đến 4 giờ chiều để xử lý mọi phản hồi.

2. Một số thời điểm có thể hiệu quả hơn tại nơi làm việc

Thời điểm hiệu quả nhất để gửi email nội bộ sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cách công ty bạn hoạt động hàng ngày. Theo thời gian, tôi nhận thấy hộp thư đến của mình bận rộn hơn vào một số thời điểm nhất định trong ngày và có khả năng những người khác trong nơi làm việc của tôi cũng thấy những kiểu tương tự.

Vì vậy, tôi cố gắng tận dụng điều này. Ví dụ, nếu tôi lên lịch gửi email lúc 5 giờ chiều thứ sáu, thì có khả năng email đó sẽ bị chôn vùi dưới rất nhiều email khác khi đồng nghiệp của tôi mở hộp thư đến vào sáng thứ hai. Một số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng các email được lên lịch vào sáng thứ năm có tỷ lệ mở tốt nhất, vì mọi người có thể nghĩ đến việc dọn sạch hộp thư đến của họ trước cuối tuần. Cũng có một lập luận cho việc lên lịch gửi email vào khoảng giữa trưa, khi mọi người thường kiểm tra email của họ khi họ trở về sau giờ nghỉ trưa.

Tóm lại, việc lên lịch cho email của tôi khiến tôi nghĩ đến việc tối ưu hóa tác động của chúng. Nếu tôi nhấp vào Gửi mà không nghĩ đến thời gian, tin nhắn của tôi có thể mất hiệu quả và tôi có thể phải đợi lâu hơn để nội dung của nó được xác nhận.

3. Tôi tôn trọng đồng nghiệp của tôi

Tôi thường xử lý email vào buổi tối, vì giờ làm việc thông thường của tôi đôi khi quá bận rộn với những công việc quan trọng hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng làm việc theo cùng một cách và tôi không thể mong đợi đồng nghiệp của mình xem email của tôi trong thời gian rảnh rỗi của họ. Đó là lý do tại sao tôi lên lịch gửi email mà tôi soạn thảo vào đêm muộn vào giữa buổi sáng ngày hôm sau.

Hơn nữa, nếu email tôi gửi có chứa tin xấu hoặc lời lẽ nghiêm khắc, tôi không muốn buổi tối và đêm của đồng nghiệp bị hủy hoại bởi những vấn đề liên quan đến công việc. Thật vậy, đã có đủ căng thẳng liên quan đến công việc mà không cần một email không đúng lúc làm tăng thêm gánh nặng đó.

4. Các đồng nghiệp của tôi tôn trọng tôi

Tương tự như vậy, tôi không muốn đồng nghiệp biết rằng tôi đang kiểm tra email lúc 10 giờ tối (tôi hy vọng họ không đọc bài viết này!), vì họ có thể bắt đầu mong đợi tôi trả lời ngoài giờ làm việc. Bằng cách hoãn trả lời đến ngày hôm sau, tôi đang lấy lại quyền kiểm soát thời gian của mình và khiến đồng nghiệp nghĩ rằng tôi là kiểu người chỉ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều! Kết quả là, họ sẽ tôn trọng giờ làm việc của tôi và họ sẽ biết rằng họ sẽ không nhận được phản hồi cho đến ngày hôm sau nếu họ gửi email cho tôi vào buổi tối.

5. Có thời gian để soạn thảo lại hoặc thay đổi suy nghĩ của bạn

Tất cả chúng ta đều từng trải qua điều đó—chúng ta mệt mỏi, tức giận hoặc thất vọng, và chúng ta đã soạn thảo một câu trả lời có lời lẽ mạnh mẽ cho sếp của mình, người vừa đặt ra một thời hạn vô lý cho một nhiệm vụ khổng lồ. Việc áp dụng thói quen trì hoãn email đó có thể giúp bạn giữ được công việc của mình! Trong những tình huống này, tôi thấy rằng việc lên lịch gửi email vào ngày hôm sau giúp tôi có thời gian để bình tĩnh lại và xem xét lại giọng điệu của mình.

Tương tự như vậy, việc lên lịch email có nghĩa là bạn có thể soạn thảo và lập kế hoạch trước. Ví dụ, có thể có một cuộc họp vào tuần tới và bạn muốn biên soạn chương trình nghị sự mà bạn sẽ gửi cho đồng nghiệp của mình vào lúc 9 giờ sáng vào ngày họp trước thời hạn để quản lý quy trình làm việc của mình. Trong thời gian tạm thời, mọi thứ có thể thay đổi, vì vậy bạn có thể quay lại email và điều chỉnh khi cần thiết.

Trên hết, một email trả lời vội vàng có thể bị coi là thiếu cân nhắc. Tôi muốn ít nhất tạo ấn tượng rằng tôi đã dành thời gian và suy nghĩ về email đó.

6. Cách sửa đổi, gửi hoặc hủy email đã lên lịch

Email đã lên lịch sẽ nằm trong thư mục Nháp, vì vậy bạn cần vào đây để sửa đổi, gửi ngay hoặc hủy email đã lên lịch.

Để sửa đổi, hãy chọn email có liên quan trong Bản nháp, nhấp vào biểu tượng bút ở góc trên bên phải và chọn "Sửa đổi email".


Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống tương tự để gửi email ngay lập tức bằng cách nhấp vào "Gửi ngay".

Để hủy email, hãy mở thư mục Nháp, di chuột qua email có liên quan và nhấp vào biểu tượng thùng rác.


7. Những điều cần lưu ý

Mặc dù việc lên lịch gửi email có nhiều lợi ích nhưng có một số điều quan trọng mà tôi luôn cân nhắc.

• Có thể cần phải gửi ngay lập tức: Đôi khi, việc gửi hoặc trả lời ngay lập tức là cần thiết hoặc hiệu quả hơn.
• Kiểm tra ngày và giờ trong lịch trình thật cẩn thận: Rất dễ vô tình chọn sai ngày hoặc giờ, vì vậy tôi ưu tiên chọn đúng.
• Hãy nhớ du hành thời gian: "Ngày mai" có thể có nghĩa khác khi email được gửi đi so với khi nó được viết. Tương tự như vậy, không ai muốn nhận email lúc 3 giờ chiều bắt đầu bằng "Chào buổi sáng".
• Thay đổi thời gian gửi email: Lên lịch gửi email vào cùng một thời điểm mỗi ngày có thể khiến chúng trở nên dễ đoán và do đó kém hiệu quả hơn.

Ngoài việc cho phép bạn dễ dàng lên lịch gửi email, Outlook mới còn có nhiều tính năng tuyệt vời khác ; cho phép bạn "tạm dừng" email trong hộp thư đến để xử lý sau và "quét" các thư mục email để sắp xếp chúng gọn gàng.