VietNetwork.Vn

Sửa lỗi "Hộp thư của bạn đã đầy" trong Microsoft Outlook cũng dễ dàng như loại bỏ các mục không mong muốn khỏi hộp thư của bạn. Bạn có nhiều công cụ giúp bạn tìm các mục cũ và lớn cũng như một số cách khác để giảm kích thước hộp thư. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy bạn có thể làm gì.


Lưu ý rằng phiên bản miễn phí của   Đăng nhập để xem liên kết cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ và người đăng ký Microsoft 365 nhận được 50GB dung lượng lưu trữ. Nếu bạn vượt quá dung lượng lưu trữ này, bạn sẽ gặp lỗi trên.

1. Sử dụng tính năng dọn dẹp hộp thư

Cách dễ nhất để tìm và xóa các mục khỏi hộp thư Outlook là sử dụng công cụ dọn dẹp tích hợp của ứng dụng. Công cụ này giúp tìm và xóa email cũ, tìm email lớn hơn kích thước quy định và tự động lưu trữ email cũ.

Để sử dụng công cụ Dọn hộp thư, trước tiên hãy khởi chạy Outlook. Ở góc trên bên trái của ứng dụng, nhấp vào "Tệp".


Từ thanh bên trái, chọn "Thông tin". Ở ngăn bên phải, nhấp vào Công cụ > Dọn dẹp hộp thư.


Công cụ Dọn dẹp Hộp thư hiện đang mở trên màn hình của bạn. Bấm vào tùy chọn có liên quan để giảm kích thước hộp thư của bạn:

• Tìm các mục cũ hơn/lớn hơn : Tùy chọn này giúp tìm các mục hộp thư cũ hơn hoặc lớn hơn giá trị được chỉ định. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tùy chọn này để tìm các email cực kỳ cũ hoặc email có tệp đính kèm lớn.
• AutoArchive : Tùy chọn này giúp bạn tự động di chuyển các email cũ vào thư mục lưu trữ. Việc này không xóa email của bạn; nó chỉ di chuyển email của bạn ra khỏi hộp thư đến chính của bạn.
• Trống : Tùy chọn này sẽ xóa vĩnh viễn các mục bạn đã xóa tạm thời.
• Xóa : Tùy chọn này xóa các phiên bản thay thế của tệp khỏi hộp thư của bạn.

Tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn, bạn sẽ nhận được thêm lời nhắc, giúp bạn linh hoạt chọn những gì bạn muốn xóa. Khi bạn sử dụng xong công cụ, nhấp vào "Đóng" để đóng cửa sổ công cụ.

2. Lưu tệp đính kèm bên ngoài Outlook

Mọi tệp đính kèm email đều được tính vào dung lượng lưu trữ tài khoản Outlook của bạn. Nếu bạn thường nhận được các tệp đính kèm lớn hoặc bạn đã nhận được nhiều tệp đính kèm, hãy lưu các tệp đó bên ngoài Outlook. Điều này giải phóng bộ nhớ Outlook của bạn và vẫn cung cấp cho bạn quyền truy cập vào tệp đính kèm của mình.

Để làm điều đó, hãy mở Outlook và tìm email có tệp đính kèm mà bạn muốn lưu vào máy tính của mình.

Bên cạnh tệp đính kèm trong email, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống và chọn "Lưu dưới dạng". Nếu email có nhiều tệp đính kèm và bạn muốn lưu tất cả chúng cùng một lúc, hãy nhấp vào "Lưu tất cả tệp đính kèm".


Trên cửa sổ Lưu tệp đính kèm, chọn thư mục để lưu tệp vào, sau đó nhấp vào "Lưu". Tùy chọn đổi tên tệp đính kèm bằng cách nhập tên vào trường "Tên tệp".


Sau khi lưu tệp đính kèm vào bộ nhớ máy tính của bạn, hãy xóa tệp đính kèm gốc trong email để giải phóng bộ nhớ hộp thư của bạn. Thực hiện điều đó bằng cách chọn biểu tượng mũi tên xuống tương tự bên cạnh tệp đính kèm và nhấp vào "Xóa tệp đính kèm". Trong lời nhắc mở, chọn "Xóa tệp đính kèm".


Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn lưu tất cả tệp đính kèm email vào máy tính.

3. Tìm và xóa email lớn theo cách thủ công

Trong Outlook, bạn có thể tạo các thư mục tìm kiếm chỉ hiển thị các email đáp ứng tiêu chí của bạn. Với tính năng này, bạn có thể tạo một thư mục chỉ hiển thị các email lớn. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tìm và xóa các email ngốn bộ nhớ không mong muốn khỏi bộ lưu trữ Outlook của bạn.

Để sử dụng tính năng đó, hãy khởi chạy Outlook. Trong thanh bên trái, nhấp vào "Thư mục tìm kiếm" và chọn "Thư mục tìm kiếm mới".


Trên cửa sổ Thư mục Tìm kiếm Mới, trong phần Sắp xếp Thư, nhấp vào "Thư lớn". Trong phần Tùy chỉnh Thư mục Tìm kiếm, chọn "Chọn". Chỉ định kích thước email và nhấp vào "OK."

Sau đó, chọn "OK" trên cửa sổ đang mở.


Trong thanh bên trái của Outlook, bạn sẽ thấy thư mục tìm kiếm mới được tạo. Nhấp vào thư mục để tìm tất cả các email phù hợp với tiêu chí đã chỉ định của bạn. Để xóa email hiển thị trong thư mục này, nhấp chuột phải vào email đó và chọn "Xóa".

Để xóa nhiều email cùng một lúc, hãy chọn tất cả các email cần xóa, nhấp chuột phải vào email đã chọn và chọn "Xóa".


Và đó là tất cả.

4. Tải Outlook để tự động xóa các mục đã xóa

Khi bạn xóa một mục trong Outlook, ứng dụng sẽ di chuyển mục đó vào thư mục Các mục đã xóa thay vì xóa vĩnh viễn mục đó. Tệp "đã xóa" vẫn chiếm dung lượng lưu trữ hộp thư của bạn vì nó vẫn chưa bị xóa hoàn toàn.

May mắn thay, bạn có thể yêu cầu Outlook xóa các mục khỏi thư mục Các mục đã xóa một cách tự động và vĩnh viễn.

Để thực hiện việc đó, hãy khởi chạy Outlook, nhấp chuột phải vào thư mục "Các mục đã xóa" và chọn "Thuộc tính".


Truy cập tab "Tự động lưu trữ". Bật tùy chọn "Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này". Trong menu "Dọn sạch các mục cũ hơn", chỉ định khoảng thời gian và đơn vị. Ví dụ: dọn sạch các mục cũ hơn 30 ngày.

Bật tùy chọn "Xóa vĩnh viễn các mục cũ" và chọn "Áp dụng", sau đó là "OK".


Outlook bây giờ sẽ xóa các mục hộp thư của bạn bằng cách sử dụng tiêu chí đã chỉ định.

5. Làm cho Outlook tự động lưu trữ email cũ

Outlook cung cấp tùy chọn tự động lưu trữ các email cũ và lưu những email đó dưới dạng tệp trên máy tính của bạn. Điều này giúp giảm mức sử dụng bộ nhớ hộp thư của bạn.

Để sử dụng tính năng đó, hãy khởi chạy Outlook, chọn "Tệp" và chọn "Tùy chọn".


Trong thanh bên trái, nhấp vào "Nâng cao". Ở khung bên phải, trong phần Tự lưu trữ, chọn "Cài đặt tự động lưu trữ".


Trên cửa sổ đang mở, hãy bật "Chạy Tự động lưu trữ mỗi X ngày". Thay thế X bằng số ngày bạn muốn Outlook tự động lưu trữ các email cũ.

Trong phần Trong quá trình Tự động lưu trữ, hãy chỉ định cách tính năng này sẽ lưu trữ các mục. Sau đó, nhấp vào "OK."


Và bạn đã sẵn sàng.

Các mẹo ở trên sẽ giúp bạn giảm mức sử dụng bộ nhớ hộp thư Outlook, khắc phục lỗi bạn hiện đang gặp phải trong ứng dụng. Sau đó, bạn có thể bắt đầu gửi và nhận email cũng như thực hiện các tác vụ khác trong ứng dụng mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Chúc bạn gửi email vui vẻ!