VietNetwork.Vn

Không kết hợp các bảng Excel theo cách thủ công.

Nếu bạn cần kết hợp các tập dữ liệu giống hệt nhau trong nhiều bảng tính Excel thành một bảng, đừng lãng phí thời gian và nguy cơ mắc lỗi khi thực hiện thủ công. Thay vào đó, hãy sử dụng Trình soạn thảo Power Query mạnh mẽ của Excel. Nếu bạn chưa từng sử dụng công cụ này trước đây, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ dễ sử dụng của nó!


1. Những điều cần lưu ý trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bắt đầu, hãy lưu ý những điểm sau:

    Hướng dẫn này chỉ thảo luận về việc kết hợp các bảng từ cùng một bảng tính, không phải các nguồn bên ngoài hoặc nhiều bảng tính.
    Đảm bảo tất cả các tập dữ liệu bạn muốn thêm vào được định dạng dưới dạng bảng Excel có tiêu đề cột. Ngoài ra, mỗi bảng phải chứa cùng tiêu đề cột, mặc dù các cột không cần phải theo cùng một thứ tự.
    Để quy trình diễn ra suôn sẻ, hãy kiểm tra xem mỗi bảng có được đặt tên đúng theo dữ liệu trong bảng hay không.

Để theo dõi khi bạn đọc hướng dẫn này, hãy tải xuống bản sao miễn phí của sổ làm việc Excel được sử dụng trong ví dụ. Sau khi nhấp vào liên kết, bạn sẽ thấy nút tải xuống ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 1: Tạo kết nối dữ liệu

Hãy tưởng tượng bạn được cung cấp một bảng tính Excel có hai trang tính. Trang tính Vegetable_Prices_2022 chứa một bảng có tên là Vegetables và trang tính Fruit_Prices_2022 chứa một bảng có tên là Fruit.


Cả hai bảng đều chứa cùng tiêu đề cột, mặc dù các cột có thứ tự khác nhau trong mỗi tập dữ liệu. Nhiệm vụ của bạn là xếp chồng các bảng, chồng lên nhau, tạo thành một tập dữ liệu với tất cả thông tin được kết hợp.

Bước đầu tiên bao gồm việc tạo kết nối giữa từng tập dữ liệu.

Để thực hiện việc này, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng đầu tiên và trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, nhấp vào "Từ Bảng/Phạm vi".


Sau đó, trong Power Query Editor, hãy nhấp vào nửa dưới của nút "Đóng và tải" ở góc trên bên phải và chọn "Đóng và tải tới".


Tiếp theo, trong hộp thoại Nhập dữ liệu, hãy chọn nút tùy chọn "Chỉ tạo kết nối" và nhấp vào "OK".


Lúc này, ngăn Truy vấn và Kết nối sẽ mở ra ở phía bên phải của cửa sổ Excel, nơi liệt kê kết nối bạn vừa tạo.


Bây giờ, hãy lặp lại quy trình này cho các bảng còn lại mà bạn muốn kết nối và xem chúng được liệt kê trong ngăn Truy vấn và Kết nối khi bạn thực hiện.


Bước 2: Kết hợp các truy vấn

Bây giờ bạn đã tạo được kết nối giữa các tập dữ liệu, đã đến lúc kết hợp chúng về mặt vật lý.

Trong bất kỳ bảng tính nào trong sổ làm việc, hãy chuyển đến tab "Dữ liệu", nhấp vào "Lấy dữ liệu", sau đó chọn Kết hợp truy vấn > Thêm.


Bây giờ, hãy chọn tùy chọn phù hợp theo số lượng bảng bạn sẽ xếp chồng. Trong trường hợp này, bạn đang xếp chồng hai tập dữ liệu, vì vậy hãy chọn "Hai bảng". Sau đó, sử dụng menu thả xuống để chọn các bảng bạn muốn thêm vào.


Khi bạn nhấp vào "OK", Trình soạn thảo Power Query sẽ mở lại với các bảng đã chọn được thêm vào.

Lưu ý rằng, mặc dù các cột Biểu mẫu nằm ở những vị trí khác nhau trong mỗi tập dữ liệu gốc, nhưng Trình soạn thảo Power Query vẫn nhận dạng chúng là các trường tương ứng và hợp nhất chúng trong phần thêm kết quả.


Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu trong Power Query Editor

Trước khi tải dữ liệu đã thêm trở lại bảng tính Excel, hãy thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết đối với cấu trúc dữ liệu.

Ví dụ, vì hai bảng vẫn được xếp chồng lên nhau, nên bạn có thể muốn sắp xếp dữ liệu theo cột Sản phẩm bằng cách nhấp vào nút lọc ở tiêu đề cột và chọn "Sắp xếp giảm dần".


Thứ hai, sẽ hợp lý hơn khi đặt cột Biểu mẫu bên cạnh cột Sản phẩm, vì vậy hãy nhấp, kéo và thả nó qua tiêu đề cột.


Cuối cùng, để làm nổi bật tên sản phẩm, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề cột, di chuột qua "Chuyển đổi" và nhấp vào "Chữ hoa".


Bước 4: Tải dữ liệu mới được thêm vào

Bây giờ dữ liệu của bạn đã được thêm vào và chỉnh sửa, bạn đã sẵn sàng để tải dữ liệu vào bảng tính của mình.

Nhấp vào nửa trên của nút "Đóng và tải" ở góc trên bên trái của Trình soạn thảo Power Query để tải bảng vào trang tính mới trong sổ làm việc.


Đối với các tùy chọn khác, như tải dữ liệu vào bảng tính hiện có hoặc dưới dạng PivotTable, hãy nhấp vào nửa dưới của nút và chọn "Đóng và tải vào".

Bây giờ, hai tập dữ liệu trước đây đã được sắp xếp gọn gàng thành một bảng.


Nếu dữ liệu nguồn thay đổi, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng được thêm vào và trong tab Thiết kế bảng, nhấp vào "Làm mới". Thao tác này sẽ đảm bảo rằng bảng được thêm vào luôn phản ánh phiên bản mới nhất của dữ liệu gốc.

2. Các hành động bổ sung bạn có thể thực hiện

Bạn không cần phải dừng lại ở đó! Sau đây là một số bước khác bạn có thể thực hiện để tận dụng tối đa dữ liệu mới tạo của mình.

2.1. Điều chỉnh Thuộc tính của Bảng

Theo mặc định, các bảng được tạo thông qua Power Query sử dụng kiểu bảng trung bình màu xanh lá cây 7. Để chọn một kiểu khác, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chọn một kiểu trong nhóm Kiểu bảng của tab Thiết kế bảng trên ruy-băng.


Trong khi tab Thiết kế bảng đang mở, hãy xem lại các lựa chọn trong nhóm Tùy chọn kiểu bảng.


2.2. Thêm một bảng khác

Nếu bạn muốn thêm một bảng khác từ một bảng tính khác vào bảng tính hiện có, trước tiên hãy tạo một kết nối mới bằng cách làm theo bước 1 ở trên. Sau đó, nhấp đúp vào truy vấn mới trong ngăn Truy vấn và Kết nối.


Tiếp theo, trong Trình soạn thảo Power Query, hãy chọn phần thêm vào ban đầu.


Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng bên cạnh bước Nguồn. Tại đó, bạn có thể thêm truy vấn mới trước khi nhấp vào "OK" rồi "Đóng và tải".


2.3. Tạo PivotTable và PivotChart

PivotTable và PivotChart rất tiện dụng cho việc phân tích dữ liệu chuyên sâu, tóm tắt và trình bày. Vì vậy, để phân tích sâu hơn vào dữ liệu xếp chồng của bạn, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và trong tab Chèn trên ruy-băng, hãy nhấp vào "PivotTable" hoặc "PivotChart".


Trình soạn thảo Power Query của Excel cũng có khả năng nhập và sắp xếp dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, như PDF, trang web hoặc bảng tính khác. Việc tạo thói quen sử dụng công cụ mạnh mẽ này, trước đây là tiện ích bổ sung cho đến khi được tích hợp vào Excel như một tính năng gốc vào năm 2016, chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp thao tác dữ liệu dễ dàng hơn bao giờ hết.