VietNetwork.Vn

 


Tác giả Chủ đề: Bỏ ngay 10 sai lầm thường mắc phải khi sử dụng Gmail  (Đã xem 75 lần)

0 Thành viên và 1 Khách đang xem chủ đề.

server360

  • Administrator
  • Hero Member
  • *****
  • Bài viết: 3157
  • Số Lần: +72/-0
Bỏ ngay 10 sai lầm thường mắc phải khi sử dụng Gmail
« vào: Tháng Một 31, 2018, 02:12:23 PM »
Sử dụng Gmail ngày nay là rất phổ biến và nó cúng có những quy định riêng khi viết hay gửi mail cho một ai đó. Lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail sau đây đều dễ bị mắc phải do với viết hoặc mới sử dụng Gmail.

Đối với những người mới đăng ký Gmail và sử dụng thì việc mắc phải sai lầm là điều khó tránh khỏi, nhưng nếu biết được 10 sai lầm mà chúng tôi nhắc đến sau đây chắc chắn kỹ năng sử dụng Gmail của bạn sẽ được cải thiện. Vì trường hợp xấu nhất bạn sẽ bị khóa tài khoản nếu không biết sử dụng và tiếp theo đó bạn phải đăng ký Gmail mới cho mình.



Để tránh tất cả các trường hợp như vậy xảy ra thì hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn loại bỏ lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail từ các vấn đề căn bản nhất.

Lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail, các vấn đê cẩn bỏ ngay khi sử dụng Gmail

Gửi nhầm mail đối tượng.



Gửi nhầm đối tượng là lỗi cơ bản và cũng rất khó tin nhưng lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail này lại là chiếm phần lớn đối với ai mới sử dụng. Việc đọc nhầm tên địa chỉ email, gõ thiếu luôn luôn dẫn đến việc gửi nhầm đối tượng. Chưa kể bạn CC mail cũng hoàn toàn sai và chưa biết cách khắc phục. Trong những trường hợp như vậy bạn cần phải lấy lại Email đã gửi trong Gmail ngay khi bạn gửi nhầm đối tượng để tránh trường hợp rò rỉ thông tin ra ngoài nhé, Tham khảo hướng dẫn cách lấy lại Email đã gửi trong Gmail ngay nhé.

Kiểm tra mail quá thường xuyên

Kiểm tra mail hàng ngày thì không hề xấu nhưng kiểm tra mức độ quá thường xuyên, hoặc như bạn đang đợi mail của một ai đó thì đấy chính là nguyên nhân khiến năng xuất của ban bị giảm hẳn. Chính vì lý do đó mà bạn bỏ lỗi mắc phải khi sử dụng Gmail này ngay đi. Theo kinh nghiệm, thông thường bạn chỉ nên đăng nhập gmail và check mail vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều làm việc mà thôi, tất nhiên loại trừ những trường hợp công việc đột xuất mà bạn cần đăng nhập gmail để xem. Hãy tạo thói quen check mail đúng giờ để có thể đảm bảo công việc của mình.

Không chịu dọn dẹp thư rác, có quá nhiều SPAM.



Thường xuyên đăng ký các chương trình khuyến mãi, nhận phần mềm hay khóa học miễn phí là nguyên nhân chính đến việc hòm thư của bạn có quá nhiều thư SPAM, hãy tiến hành lọc thư và vất hết chúng đi, còn không hãy chặn lại. Việc dọn dẹp hòm thư của bạn nên 1 tuần tiến hành 1 lần cho dù bạn ít nhận được thư có rất nhiều thư một ngày. Việc dọn dẹp hàng tuần cũng nên tạo thói quên như việc check email.

Sử dụng các phần mềm nhắc việc chuyên nghiệp thay thế cho hòm thư

Trong hòm thư Gmail luôn có tính năng nhắc việc nhưng nếu việc bạn có quá nhiều email gửi đến trong một ngày thì các email nhắc nhở sẽ dần dần bị trôi đi. Chính vì thế bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như EverNote để công việc của bạn không bị bỏ lỡ.



Bạn đọc có thể tải EverNote tại đây: Download EverNote.

Replay mail quá nhiều lần

Việc theo dõi các đoạn mail và Reply lại cho người nhận giúp bạn theo dõi được công việc cũng như câu chuyện đang đề cập, nhưng nếu bạn reply quá nhiều và "lười" tạo mail mới sẽ khiến công việc của bạn dễ bị sao nhãng và không tập trung vào mục đích muốn truyền tải đến người nhận. Vì thế bạn chỉ Reply cho đến khi kết thúc một vấn đề trong Gmail và tạo thư mới nếu như phát sinh vấn đề mới.

Sai Quy tắc gửi thư

Gửi thư trên Gmail hay gõ văn bản cũng giống nhau vì có rất nhiều quy tắc cần áp dụng. Tiêu đề bức thư cần phải được rõ ràng, tiêu đề phải rõ nghĩa và tuân thủ các quy định chữ viết về viết hoa, đầy đủ ngữ nghĩa. Tránh các trường hợp cấu chữ viết cụt ngủn gây oharn cảm đến người đọc.

Không sao lưu, backup Email quan trọng

Luôn có những email quan trọng trong hòm thư của bạn và nếu không thường xuyên sao lưu, backup hòm thư quan trọng rất có thể bạn sẽ mất nó mởi các hòm thư luôn có giới hạn về những bức thư cũng như một số trường hợp bạn bị spam quá nhiều dẫn đến các bức thư đó bị trôi xuống rất khó tìm. Hoặc ít nhất bạn phải thường xuyên xóa các mai không cần dùng đến và đánh dấu sao cho các mail quan trọng của bạn.



Viết Mail quá dài và không rõ ràng

Nếu vấn đề mà bạn trao đổi vượt quá 300 từ, hãy gửi đến người nhận thật ngắn gọn và thay vào đó gửi đính kèm một file văn bản trình bày sẽ tốt hơn việc bạn trình bày dài lê thê trong Gmail mà không rõ ràng. Ngoài ra với một bức thư ngắn gọn, dứt khoát cũng để lại ấn tượng tốt hơn tới người được nhận.

Sử dụng mail cá nhân trong công việc

Hầu hết các công ty đều sở hữu cho mình email riêng và bạn phải tuân thủ các nội quy của công ty, nhất là việc sử dụng mail trong công việc vì với mail cá nhân bạn có thể gửi mọi thứ theo ý thích nhưng mail cty thì chỉ sử dụng cho công việc công ty mà thôi. Tránh trường hợp để lộ thông tin của công ty ra bên ngoài vì mail cá nhân

Trả lời thư chậm

You are not allowed to view links. Register or Login
Việc không check mail, trả lời mail chậm gây ra rất nhiều hậu quả cho công việc của bạn, Tuy nhiên bạn cũng không nhất thiết phải check mail thường xuyên mà thay vào đó bạn nên cài đặt chế độ thông báo khi có thư mới trên Gmail. Tham khảo hướng dẫn bật thông báo thư mới trên Gmail của Taimienphi.vn và cài đặt nhé.



 

Copyright © VietNetwork.Vn